Sikrer fair og transparent databehandling! Vi tager din databeskyttelse alvorligt. Vi behandler persondata og har derfor vedtaget denne persondatapolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data.

Persondatapolitik for Kunsthøjskolen i Holbæk

Formålet med denne beskrivelse af Kunsthøjskolen i Holbæk’s (herefter ”Kunsthøjskolen”) persondatapolitik er at forklare, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter personoplysninger.

1. Lovhjemmel

I henhold til Databeskyttelsesforordningen af 28. maj 2018, er vi forpligtet til at registrere, behandle, opbevare og slette dine personlige data, så vi opfylder den til enhver tid gældende lovgivning på området.

Vi henholder os til følgende bestemmelser i Databeskyttelsesforordningen:

  • Artikel 4: Definitioner
  • Artikel 5: Principper for behandling af personoplysninger
  • Artikel 6: Lovlig behandling
  • Artikel 9: Behandling af særlige kategorier af personoplysninger
  • Artikel 10: Behandling af personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser
  • Artikel 30: Fortegnelser over behandlingsaktiviteter
  • Artikel 87: Behandling af nationalt identifikationsnummer

2. Behandling af persondata og formål

Kunsthøjskolen behandler personoplysninger om dig, når du retter henvendelse til os via mail, brev, hjemmeside og sociale medier i forbindelse med besøg og/eller optagelse på et kort eller langt højskolekursus. Derudover behandler vi personoplysninger om dig, hvis du er ansøger til ledige stillinger eller ansat (herunder fastansat, flexjob-ansat, timelønnet, lærer-praktikant, virksomhedspraktikant, bestyrelsesmedlem, foredragsholder eller frivillig).
De personoplysninger, du indsender til os, digitalt eller i papirform, bliver behandlet af Kunsthøjskolens personale (herunder ledelse, kursus- eller personale-administration) alt efter formål og relevans. Dine personlige oplysninger bliver således behandlet og opbevaret fortroligt og forsvarligt, og kun de relevante medarbejdere har adgang til dine personoplysninger og eventuelle filer. Vi sletter dine personoplysninger, når det ikke længere er nødvendigt at behandle dem.
Vi opfordrer til, at du undlader at anføre særligt følsomme oplysninger, når du kommunikerer med os, med mindre det er af vital betydning for din ansættelse eller dit ophold på Kunsthøjskolen. Skulle nogle af dine personoplysninger ændre sig, opfordrer vi til, at du kontakter os, så vi kan opdatere dem. Dette kan gøres ved at kontakte kontoret på nedenstående mail.

2.1. Ansøger

Hvis du søger en stilling på Kunsthøjskolen, behandler vi dine personoplysninger elektronisk for at kunne håndtere din ansøgning og evt. etablere eller administrere dit ansættelsesforhold.
Med fremsendelsen af din ansøgning giver du samtykke til, at vi må behandle de personoplysninger, vi har modtaget fra dig. Du kan til enhver tid trække dette samtykke tilbage ved at sende en mail til os med besked om, at du trækker dit samtykke og dermed også din ansøgning tilbage. Hvis din ansøgning ikke fører til ansættelse hos os, sletter vi personoplysningerne om dig efter maks. 6 måneder. Hvis du ønsker, at vi gemmer din ansøgning og dine personoplysninger i vores ansøgerarkiv ud over de 6 måneder, beder vi dig sende en mail på eget initiativ med skriftligt samtykke hertil.

2.2. Ansat

Hvis du er eller bliver ansat på Kunsthøjskolen, opbevarer vi din ansøgning og dermed dine persondata til brug i den videre ansættelsesproces. I den forbindelse beder vi dig opgive dit CPR-nummer til brug ved oprettelse i vores IT-systemer, og ifm. lønudbetaling, kontakt med pensions- og forsikringsselskab, kommune o. lign. Vi beder dig oplyse navn og kontakt-oplysninger på dine nærmeste pårørende, som vi naturligvis kun vil kontakte i nødstilfælde. Endelig beder vi dig underskrive en samtykkeerklæring, hvor du bl.a. giver tilladelse til, at vi opbevarer og behandler dine data i al den tid, din ansættelse består.

2.3. Bestyrelsesmedlem

I forbindelse med medlemskab af højskolens bestyrelse, er det lovpligtigt, at du foruden dine personlige kontaktoplysninger også opgiver dit CPR-nummer. Disse oplysninger videregives kun til statslige myndigheder, bank og revisor.

2.4. Kursist eller elev på Kunsthøjskolen

I forbindelse med afsendelse af din tilmelding til et højskolekursus via vores hjemmeside afgiver du samtykke til, at vi i medfør af Databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1 pkt. a (almindelige personoplysninger), samt artikel 9. stk. 2 pkt. (særlige personoplysninger), må behandle dine personoplysninger for at kunne opfylde Kunsthøjskolens forpligtelser i forhold til dit ophold og din undervisning.
I forbindelse med tilmelding til et tilskudsberettiget højskolekursus er det lovpligtigt, at du opgiver dit CPR-nummer. Disse oplysninger videregives kun til offentlige myndigheder.
Du skal selv sørge for, at de persondata, du afgiver, er dine personlige, korrekte og fyldestgørende oplysninger.
Videregivelse af oplysninger til offentlige myndigheder vil kun ske, hvis Kunsthøjskolen er forpligtet hertil i henhold til særligt lovgrundlag, eller hvis det er nødvendigt for at kunne leve op til de forpligtelser, Kunsthøjskolen har i forhold til dit ophold og din undervisning.
Endelig beder vi dig frivilligt at underskrive en samtykkeerklæring vedrørende brug af foto og video i højskolens markedsføring på Kunsthøjskolens hjemmeside, Facebook-sider og andre sociale medier.

2.5 Foredragsholder og timelønnet underviser

I forbindelse med dit foredrag eller din timebaserede undervisning på Kunsthøjskolen indhenter vi kun de nødvendige personoplysninger fra dig, der gør det muligt for os at udbetale honorar/ timeløn og evt. befordringsgodtgørelse til dig – og indberette dette til statslige myndigheder og revisor.

2.6 Frivillig

I forbindelse med dit frivillige arbejde på Kunsthøjskolen indhenter vi kun de nødvendige personoplysninger om dig, der gør det muligt for os at udbetale befordringsgodtgørelse til dig – og indberette dette til statslige myndigheder.

3. Videregivelse af persondata

Kunsthøjskolen deler ikke dine oplysninger med tredjepart.
I forbindelse med at du bestiller materiale om højskolen, bestiller tid til en rundvisning eller tilmelder dig et kursus afgiver du dit navn, din adresse, e-mail og telefonnummer for at vi kan ekspedere din henvendelse. Vi videresælger eller -giver under ingen omstændigheder disse oplysninger til tredjepart. I forbindelse med bestillingen/tilmeldingen vil du blive bedt om at angive, om vi må kontakte dig i markedsføringsøjemed – og du kan naturligvis altid tilbagekalde dit samtykke, hvis du fortryder.
Videregivelse af oplysninger til offentlige myndigheder sker kun, hvis Kunsthøjskolen er forpligtet hertil i henhold til særligt lovgrundlag, eller hvis det er nødvendigt for at kunne leve op til de forpligtelser, vi har i forhold til din ansættelse eller dit ophold og undervisning. Videregivelse af dine personoplysninger – udover hvad der er beskrevet ovenfor og godkendt af dig – vil kræve et nyt konkret samtykke.

4. Samtykke

I forbindelse med din ansøgning, dit ansættelsesforhold og/eller din tilmelding til et højskole-kursus beder vi dig give samtykke til, at vi må behandle dine persondata. Du kan til enhver tid trække dette samtykke tilbage ved at sende en mail til os med besked om, at du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, må du regne med, at det kan betyde, at dit ansættelsesforhold eller dit ophold på Kunsthøjskolen evt. må bringes til ophør, da vi muligvis ikke vil kunne leve op til vores forpligtelser som højskole.

5. Hjemmeside, sociale medier og markedsføring

I forbindelse med din færdsel på Kunsthøjskolens hjemmeside, Facebook-sider og andre sociale medier, registreres din og andre brugeres færdsel via ’cookies’. Du kan læse mere om brugen af cookies i vores Cookiepolitik, som du kan finde her.
Når du sender oplysninger via formularer fra vores hjemmeside, foregår dette via en sikker forbindelse (TLS-kryptering).

6. Sikkerhed

Kunsthøjskolen har interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

7. Sletning af persondata

Kunsthøjskolen sletter dine personoplysninger efter de almindelige forældelsesregler, der gælder i Danmark. Vi sletter løbende personoplysninger, som ikke er nødvendige, når vi har opfyldt vores forpligtelser i forhold til din ansættelse, dit ophold og din undervisning. Hvis vi af en eller anden grund må opbevare personoplysninger ud over forældelsesfristen, vil vi informere dig om det.

Kunsthøjskolen opbevarer de af dine personoplysninger, der er nødvendige for at udstede beviser og udtalelser. Oplysningerne må aldrig kasseres, jævnfør Kulturministeriets lovgivning om offentlige arkivalier. Disse personoplysninger bruges også til historisk og statistisk interesse gemmes og opbevares sikkert.

8. Dine rettigheder

Ifølge Databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder, når Kunsthøjskolen behandler dine data. Du har ret til:

  • At blive oplyst om, hvilke oplysninger, vi har registreret om dig, som kan henføres til din person
  • At bede om indsigt i dine egne persondata, herunder få udleveret dine data i et almindeligt anvendt format
  • At bede om at få berigtiget dine oplysninger, hvis de er ukorrekte
  • At bede om at få slettet dine data, hvilket dog kan føre til ophør af din ansættelse eller dit højskoleophold
  • At gøre indsigelse mod, at oplysninger om dig gøres til genstand for behandling, hvilket dog kan føre til ophør af din ansættelse eller dit højskoleophold
  • At tilbagekalde dit samtykke
  • At indgive klage til Datatilsynet, hvis du finder Kunsthøjskolen behandling af dine personoplysninger ukorrekte

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til vores dataansvarlige, som du finder kontaktoplysninger på nedenfor.

9. Kontaktoplysninger på de dataansvarlige

Kunsthøjskolen dataansvarlige medarbejdere er:

  • Helle Højbjerg, Forretningsfører, hh@kunsthojskolen.dk
  • Anders Møller, IT Ansvarlig, anders@kunsthojskolen.dk
  • Michael Nielen, Forstander, mn@kunsthojskolen.dk

10. Databehandleraftaler

Kunsthøjskolen i Holbæk har indgået Databehandleraftaler med følgende IT-leverandører:

  • Bluegarden A/S, Lautrupbjerg 6, 2750 Ballerup, CVR-nr. 48117716

11. Ejeroplysninger

Dette website tilhører og drives af:
Kunsthøjskolen i Holbæk
Holbæk Slots Ladegård, Ladegårdsalléen 5
4300 Holbæk, Danmark
CVR-nr: 56592210
Telefon: +45 5943 2070
Email: info@kunsthojskolen.dk

Kunsthøjskolen, Oktober 2018